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1. 内容**
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4.1 流程制度类文件分类管理
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4.1.1 流程制度类文件分类
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流程制度类文件分类
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释义
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流程架构文件
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是指包含流程架构L1-L3、流程架构图、流程卡片等流程架构完整信息的描述性文件。
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管理手册
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是指为阐明某领域的管理目标、方针，明确管理机制和原则，全面覆盖领域管理范围的纲领性文件。
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流程文件
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是指对公司业务流程进行详细说明，用于帮助公司人员准确理解流程逻辑、执行要求，指导员工正确履行职责，正确完成工作的文件。
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制度规范
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是指为维护公司正常运行，要求大家共同遵守的与业务相关且在较大范围内长期有效的办事规程或行动准则。包括各种管理类程序、规范、办法、准则、规则、机制、制度、细则等。
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操作指导
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某个角色或岗位操作一个或多个业务活动的详细说明文件，用于指导员工准确无误的履行工作。
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表单/模板
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即承载了各类文件的内容提纲及其格式的文档，或者各类文件需要使用的具有固定格式的表格或单据。包括：申请表、记录、检查单、清单等。
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4.1.2 分类管理原则
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4.1.2.1 流程制度类文件不做分级管理，以文件分类为准，业务执行过程中可通过所属流程架构的层级判定流程制度类文件的层级和业务覆盖范围。
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4.1.2.2 管理手册通常对应流程架构中一、二级流程，范围覆盖较大业务领域，三级及以下流程相关管理要求的呈现建议使用制度规范。
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4.1.2.3 为保证文件分类的清晰界限，制度规范可描述针对流程不同阶段的管理要求，但勿体现流程说明和过程描述性质的内容，如涉及，可以引用相关流程文件，以“参见xxx流程”的形式体现。
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4.2 流程制度类文件编制
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4.2.1 构成与相关属性
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4.2.1.1 文件均由封面、目录、文控信息、修订记录及正文构成。
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4.2.1.2 正文一般包括目的、术语定义、组织/角色职责、管理原则（管理规范）、流程图和流程说明（流程文件）
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4.2.1.3 文件适用范围：是指流程制度类文件发行后，文件内容所适用的具体单位、组织。
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4.2.1.4 文件发放范围：是指包含文件适用范围，以及文件的知悉需求的，文件发送单位（适用范围）、抄送单位的总和。
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4.2.2 流程制度类文件命名
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4.2.2.1 通用命名原则：明确管理内容、适用范围、文件类型等文件关键要素，无范围歧义，确保文件命名的唯一性，如：《伊利集团内部控制评价管理办法》、《液奶品牌策略制定流程》。
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4.2.2.2 各类流程制度类文件命名细则：
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1) 流程架构文件：流程架构文件命名为《伊利集团流程架构》
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2) 管理手册：依据管理范围命名为“XX管理手册”，如“流程管理手册”“质量管理手册”。
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3) 制度规范：制度规范命名规则为“适用范围、管理内容等”+“规范/准则/制度/办法/规则/机制/细则等”，勿使用“方案”等具有明显项目或阶段性管理特征的命名，以免对文件类型产生误导；另外，当文件仅涉及评价标准等管理标准类内容时可使用“标准”进行命名。
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4) 流程文件：命名规则=“流程名称”
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5) 操作指导：操作指导命名规则为“指导范围、指导内容等”+“操作指导”其中指导内容如为某流程的操作指导，尽可能采用对应流程名称。
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6) 表单/模板：“表单/模板适用范围、表单/模板内容等”+“表单”/“模板”
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4.2.3 流程制度类文件适用范围设定
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流程制度类文件的适用范围是其一个重要属性，需在文控信息及文件编号中明确体现。各单位和组织在文件拟制过程中，需要考虑文件的适用范围合理性，具体原则如下：
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* 集团总部职能部门原则上建议拟制适用于整个公司或者总部职能范围的流程制度类文件，针对某个事业部的流程制度类文件，建议由事业部拟制发布。
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* 事业部职能部门拟制的文件可适用于本事业部、事业部某特定大区或者工厂，不可拟制适用于多个事业部的流程制度类文件。
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* 事业部某大区或者工厂拟制的文件可适用于本大区或者工厂，不可拟制适用于多个工厂或者大区的流程制度类文件。
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4.2.4 流程制度类文件编号
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流程制度类文件编号根据流程架构参照以下编号规则进行编订，须确保文件编号的唯一性，以方便文件管理。具体如下：
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4.2.4.1 文件编号规则
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文件整体编号由“文件编号”“版本号”“适用范围”组成，“文件编号”由“架构标号+末级流程编号”“文件类型编码”及“顺序号”组成，其中“架构编号+末级流程编号”与“文件类型编码”之间用“/”隔开，“适用范围”与“版本号”之间用“-”隔开。
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整体编号格式为“对应流程架构的架构编号.末级流程编号/文件类型代码+文件顺序号+版本号-适用范围”，方式如下：
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其中架构编号和末级流程编号为4个两位数字中间用“.”间隔组成，两位数字取值为“0~99”，取值小于10时，补足两位表示，如三级流程“11.1.1”表示为“11.01.01.00”，末级流程“11.1.2.1”表示为“11.01.02.01”
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4.2.4.2 适用范围编码规则
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适用范围的编号格式为“单位属性代码+区域代码+其他代码”，方式如下：
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1) 单位属性代码
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单位属性代码用代表单位简称的2个字母组成，体现文件的适用范围，包括：集团（全公司）、总部职能（全部）、事业部、分公司、子公司、某总部职能部门，代码表：
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||
单位
|
||
编码
|
||
集团（全公司）
|
||
YL
|
||
总部职能
|
||
ZB
|
||
液奶事业部
|
||
YN
|
||
酸奶事业部
|
||
SN
|
||
奶粉事业部
|
||
NF
|
||
冷饮事业部
|
||
LY
|
||
奶酪事业部
|
||
NL
|
||
分公司
|
||
FG
|
||
子公司
|
||
ZG
|
||
单位代码表1
|
||
单位
|
||
编码
|
||
单位
|
||
编码
|
||
总裁办公室
|
||
ZC
|
||
品牌管理部
|
||
PP
|
||
战略企划部
|
||
ZQ
|
||
企业事务部
|
||
QS
|
||
审计部
|
||
SJ
|
||
媒介部
|
||
MJ
|
||
投资管理部
|
||
TZ
|
||
党群综合部
|
||
ZH
|
||
董事会办公室
|
||
DB
|
||
并购部
|
||
BG
|
||
供应保障部
|
||
GY
|
||
法律事务部
|
||
FL
|
||
信息科技中心
|
||
XX
|
||
质量管理部
|
||
ZG
|
||
数字化管理办公室
|
||
SZ
|
||
市场研究部
|
||
SC
|
||
乳业技术研究院
|
||
RY
|
||
工程管理部
|
||
GC
|
||
人力资源部
|
||
RL
|
||
财务管理部
|
||
CW
|
||
投资者关系部
|
||
TG
|
||
国际业务部
|
||
GJ
|
||
单位代码表2
|
||
2) 区域代码
|
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* 如文件适用范围适用于本单位之下的所有工厂/大区（默认归属到事业部而非分子公司）、或其他分子公司，则区域代码为YY；如文件适用范围为某大区、工厂或其以外的分子公司，需使用区域代码进一步明确范围，代码表如下：
|
||
工厂/分公司名称
|
||
代码
|
||
工厂/分公司名称
|
||
代码
|
||
工厂/分公司名称
|
||
代码
|
||
工厂/分公司名称
|
||
代码
|
||
辽宁
|
||
LN
|
||
包头
|
||
BT
|
||
云南
|
||
YN
|
||
长春
|
||
CC
|
||
黄冈
|
||
HG
|
||
广西
|
||
GX
|
||
济源
|
||
JY
|
||
武汉
|
||
WH
|
||
西安
|
||
XA
|
||
多伦
|
||
DL
|
||
龙游
|
||
LY
|
||
巴彦淖尔
|
||
BY
|
||
成都
|
||
CD
|
||
赤峰
|
||
CF
|
||
梅州
|
||
MZ
|
||
锡林浩特
|
||
XL
|
||
金川
|
||
JC
|
||
咸阳
|
||
XY
|
||
齐齐哈尔
|
||
QQ
|
||
廊坊
|
||
LF
|
||
定州
|
||
DZ
|
||
河南
|
||
HN
|
||
金海
|
||
JA
|
||
杜蒙
|
||
DM
|
||
天津
|
||
TJ
|
||
滦州
|
||
LU
|
||
苏州
|
||
SZ
|
||
张北
|
||
ZB
|
||
广东
|
||
GD
|
||
黑龙江
|
||
HL
|
||
金华
|
||
JH
|
||
林甸
|
||
LD
|
||
合肥
|
||
HF
|
||
沈阳
|
||
SY
|
||
潍坊
|
||
WF
|
||
临朐
|
||
LQ
|
||
肇东
|
||
ZD
|
||
北京
|
||
BJ
|
||
金山
|
||
JS
|
||
晋中
|
||
JZ
|
||
乌鲁木齐
|
||
WM
|
||
阜新
|
||
FX
|
||
乌兰察布
|
||
WL
|
||
贵阳
|
||
GY
|
||
宁夏
|
||
NX
|
||
济南
|
||
JN
|
||
兰州
|
||
LZ
|
||
太原
|
||
TY
|
||
哈尔滨
|
||
HE
|
||
郑州
|
||
ZZ
|
||
广州
|
||
GZ
|
||
南昌
|
||
NC
|
||
大连
|
||
DA
|
||
长沙
|
||
CS
|
||
深圳
|
||
SH
|
||
福建
|
||
FJ
|
||
吉林省
|
||
JL
|
||
上海
|
||
SA
|
||
南宁
|
||
NN
|
||
青岛
|
||
QD
|
||
石家庄
|
||
SJ
|
||
南京
|
||
NJ
|
||
重庆
|
||
CQ
|
||
杭州
|
||
HA
|
||
工厂/分公司代码表
|
||
|
||
大区名称
|
||
代码
|
||
大区名称
|
||
代码
|
||
大区名称
|
||
代码
|
||
（B2B）北区
|
||
BQ
|
||
晋冀蒙大区
|
||
JM
|
||
浙沪大区
|
||
ZH
|
||
（B2B）东区
|
||
DQ
|
||
京津大区
|
||
JJ
|
||
两湖大区
|
||
LH
|
||
（B2B）南区
|
||
NQ
|
||
京津冀大区
|
||
3J
|
||
云贵广大区
|
||
YG
|
||
（B2B）西区
|
||
XQ
|
||
鲁豫大区
|
||
YQ
|
||
安徽大区
|
||
AH
|
||
东北大区
|
||
DB
|
||
蒙晋大区
|
||
MJ
|
||
江苏大区
|
||
SQ
|
||
华北大区
|
||
HB
|
||
闽赣大区
|
||
MG
|
||
河南大区
|
||
HQ
|
||
华东大区
|
||
HD
|
||
苏皖大区
|
||
SW
|
||
粤海大区
|
||
YH
|
||
华南大区
|
||
HU
|
||
西北大区
|
||
XB
|
||
山东大区
|
||
SD
|
||
华中大区
|
||
HZ
|
||
西南大区
|
||
XN
|
||
华西大区
|
||
HX
|
||
销售大区代码
|
||
子公司名称
|
||
代码
|
||
子公司名称
|
||
代码
|
||
印尼乳业
|
||
ID
|
||
新西兰ODL
|
||
NZ
|
||
印尼绿色亚洲
|
||
IG
|
||
西部乳业
|
||
WL
|
||
泰国Chomthana
|
||
TH
|
||
伊知牛
|
||
YZ
|
||
其他分子公司代码
|
||
|
||
3) 其他代码
|
||
如文件适用范围为某产品、某业务场景、品类、模块，以及后续可能扩展的其他分类，可使用其他代码，代码命名规则为两位英文字母，由文件编码者进行代码注册申请后方可使用，如，安慕希代码可注册为AM。
|
||
如文件范围不涉及产品、业务场景、品类、模块等其他扩展分类，则其他代码为YY。
|
||
4) 代码注册
|
||
当事业部、职能部门、工厂、销售大区或分子公司等新增、变更，或适用范围为特定某些工厂/区域组合、文件适用范围涉及“其他代码”等现有代码表未覆盖适用范围的情况发生时，由文件编制者向流程制度类文件管理部门申请增加编码，并提供对应的流程责任人信息，获得确认和反馈后，可使用文件编码。
|
||
5) 编码示例
|
||
全集团适用的文件，适用范围编码为为“YLYYYY”；
|
||
仅总部职能适用的文件，适用范围编码为为“ZBYYYY”；
|
||
仅液奶事业部适用的文件，适用范围编码为为“YNYYYY”；
|
||
仅液奶金川工厂适用的文件，适用范围编码为为“YNJCYY”；
|
||
仅奶粉西北大区适用的文件，适用范围编码为“NFXBYY”；
|
||
仅液奶事业部安慕希产品适用的文件，适用范围编码为“YNYYAM”
|
||
仅北京分公司适用的文件，适用范围编码为“FGBJYY”
|
||
仅印尼乳业适用的文件，适用范围编码为“GJIDYY”
|
||
仅伊知牛适用的文件，适用范围编码为“ZGYZYY”
|
||
4.2.4.3 文件类别号
|
||
文件类别号用一位字母表示，具体如下。
|
||
序号
|
||
文件类别
|
||
编码
|
||
编码备注
|
||
1
|
||
流程架构文件
|
||
A
|
||
Architecture
|
||
2
|
||
管理手册
|
||
M
|
||
Manual
|
||
3
|
||
制度规范
|
||
R
|
||
Rule
|
||
4
|
||
流程文件
|
||
P
|
||
Process
|
||
5
|
||
操作指导
|
||
W
|
||
Working Instruction
|
||
6
|
||
表单\模板
|
||
T
|
||
Template
|
||
|
||
4.2.4.4 文件顺序号规则
|
||
是指该文件的顺序号，当文件属于同一流程架构且适用范围相同，或文件属于标准流程与适配流程关系，以文件顺序号对文件进行独立编号，以确保文件编号的唯一性，用阿拉伯数字（01、02、03……）表示。
|
||
4.2.4.5 文件版本号规则
|
||
VX.x(其中“X”为文件升级版本号，当文件变更篇幅≥30%或文件核心内容发生重大变化时，对其进行版本升级，取值为从1~9，“x” 为文件调整版本号，当文件变更篇幅＜30%且未对文件核心内容进行变化时，对其进行更新，取值为0~9，例如：V1.0代表文件第一版，V1.9代表文件第一版第9次调整)。
|
||
4.2.4.6 支持文件编号
|
||
支持文件的编号应同派生支持文件的文件保持一致，仅文件类别号及顺序号体现差异，如《流程制度类文件管理规范》编号为：11.01.02.00/R01V1.0-YLYYYY，则其支持文件《流程文件模板》编号为：11.01.02.00/T01V1.0-YLYYYY；《制度规范模板》编号为：11.01.02.00/T02V1.0-YLYYYY
|
||
4.2.5 流程制度类文件格式要求
|
||
4.2.5.1 页面布局
|
||
页面布局：文件均采用A4纸版面格式。
|
||
1) 制度规范（普通A4页面边距）
|
||
* 纵向版面：上、下页边距为2.54cm，左、右页边距为3.18cm。
|
||
* 横向版面：上、下页边距为3.18cm，左、右页边距为2.54cm。
|
||
2) 流程文件（ARIS系统自动设定边距）
|
||
* 纵向版面：上、下页边距为3cm，左、右页边距为2cm。
|
||
* 横向版面：上、下页边距为2cm，左、右页边距为3cm。
|
||
4.2.5.2 封面格式要求
|
||
1) 封面包含文件类型、文件编号、文件名称。
|
||
2) 文件类型用黑体二号不加粗，文件名称用黑体一号字加粗居中，文件编号用黑体10不加粗。
|
||
3) 封面中文件类型和文件名称用分隔线隔开，上半部分包括文件类型和文件编号，下半部分包括文件名称。
|
||
4.2.5.3 文控信息和修订记录格式要求
|
||
1) 表格标题使用宋体小四，加粗。
|
||
2) 表格内容使用宋体五号，固定部分加粗，填写内容不加粗。
|
||
4.2.5.4 目录格式要求
|
||
1) 目录采用自动生成目录的方式，确保导航页面可展示目录并定位。
|
||
2) 目录页展示1~3级目录，3级以下不展示。
|
||
3) 目录标题为宋体二号加粗。
|
||
4) 目录主体用宋体小四不加粗，1.5倍行距。
|
||
5) 目录主体部分标题与页码之间用小圆点连接。
|
||
4.2.5.5 正文格式要求
|
||
1) 内容层次序号4级以内按照以下排列：1、1.1、1.1.1、1.1.1.1；2、2.1、2.1.1、2.1.1.1…，4级以上使用1）、2）、3）…
|
||
2) 正文1、2、3级标题用宋体小四加粗，4级标题宋体小四不加粗。
|
||
3) 正文内容用宋体小四不加粗，首行缩进，行距为1.5倍，段前段后均为0。4级以外带序号内容悬挂缩进，行距为1.5倍，段前段后均为0。
|
||
4.2.5.6 表格格式要求
|
||
1) 正文中表格字体用宋体五号，表头/标题加粗，表格内容不加粗，表格内行间距为1.0倍。
|
||
2) 正文中表格出现跨页情况，需使用标题行重复。
|
||
3) 表格中如有内容不涉及用“/”填写。
|
||
4.2.5.7 页眉页脚格式要求
|
||
1) 页眉左侧使用黑体10号字标明公司全称，右侧标明公司LOGO。
|
||
2) 页脚左侧使用黑体8号字标明“以上信息为伊利公司所有，未经允许不得外传”，右侧标明页码，页码从封面第一页开始标注。
|
||
4.2.5.8 不同文件需按如下要求使用对应模板：
|
||
1) 制度规范模板：适用于所有制度规范；
|
||
2) 流程文件模板：适用于所有流程文件；
|
||
3) 操作指导模板：适用于操作指导；
|
||
4) 表单/模板类文件模板：适用于所有表单/模板类文件，根据实际需求可采用word版本、excel版本，其中封面及修订记录需严格执行模板要求，具体内容（主要指表单、表格、模板等待填写和套用的部分）可根据实际需求采用不同文件形式并作为模板的附件。
|
||
4.3 流程制度类文件审签发布
|
||
4.3.1 审批要求
|
||
流程文件、制度规范由一级流程责任人或其授权人最终审批。
|
||
操作指导、模板表单由被授权的三级流程责任人审批。
|
||
4.3.2 多文件审签
|
||
流程制度类文件可与其支持文件同时发布，发布后支持文件可独立进行变更等管理。
|
||
多文件同时发布，需要审签要求最高的文件审签。如流程文件与其支持文件同时发布时，其审签按流程文件执行。
|
||
多文件适用范围不同时，最终审批人不同时，原则上不可同时发布。
|
||
多文件同时发布，其会签需确保包含多份文件的所有相关方。
|
||
4.3.3 文件发布
|
||
文件发布具体管理要求请参见《流程制度类文件发布流程》，原则上，流程制度类文件发布生效后需确保适用范围内可获取、生效版本唯一性、发布过程可追溯、发布途径明确、发布审签符合4.3.1条款规定的审签要求。
|
||
4.4 流程制度类文件变更管理
|
||
流程制度类文件的变更，由流程责任人或其委托人主导编制，编制完成后，按流程制度类文件发布审签要求执行变更审签及发布。文件名称变更也属于文件变更的范围内，不作为新文件，按文件编号及版本管理要求执行。
|
||
4.4.1 文件升级
|
||
文件升级指文件变更篇幅≥30%，或文件适用范围变化，组织/角色职责变化≥30%，或内容≥30%等重大变更。升级需在文件版本号中明确体现，具体见本文件4.2.4.5版本号规则。
|
||
4.4.2 文件调整
|
||
文件调整指文件变更篇幅＜30%且文件核心内容：如适用范围、组织/角色职责、内容等均未发生≥30%的变化，仅发生个别管理细则的补充、文字描述的更新等。调整需在文件版本号中明确体现，具体见本文件4.2.4.5版本号规则。
|
||
4.5 流程制度类文件废止
|
||
单独废止某流程制度类文件，审签与文件发布执行相同流程，具体参见《流程制度类文件发布流程》
|
||
如流程制度文件因新版本发行而对现行版本进行废止或发行后需废止某特定文件，需在附则中明确现行版本VX.x或某文件（需注明编号）同步废止。
|
||
2. 相关文件**
|
||
|